asas-asas kearsipan

Azas-azas kearsipan
1.Azas sentralisasi (pemusatan)
adalah penyelenggaraan kearsipan di pusatkan pada satu unit tertentu.Menurut asaz ini dalam sebuah organisasi hanya ada satu bagian yg melaksanakan pengurusan kearsipan yakni bagian kearsipan.Atau dg kata lain semua pekerjaan kearsipan di pusatkan pd bagian kearsipan.

Dalam pelaksanaanya,apabila bagian"tersebut memerlukan arsip maka hrs menghubungi bagian arsip untuk meminjam arsip yg di butuhkan dan bila tdk diperlukan lagi arsip tersebut diserahkan kembali pada bagian arsip tadi.

Tujuannya agar semua surat masuk/keluar dalam suatu organisasi melalui satu pintu.asaz ini cocok untuk organisasi yg masih sederhana dan kecil yang permasalahannya belum begitu rumit.Asaz ini dapat berjalan baik apabila masing"unit letaknya berdekatan.

• Keuntungan asaz sentralisasi 

1. pengawasan dan penyelenggaraan kearsipan akan lebih efektif karena tanggung jawab di pusat 
2. mudah mengembangan keahlian dana kecakapan pegawai arsip dlm bekerja
3. penghematan dalam segi biaya,perlengkapan,pemakaian ruang dan tenaga pegawai
4. surat' yg bermasalah sama akan terdapat pd satu tempat
5. keseragaman dalam perlengkapan dari prosedur kerja kearsipan lebih terjamin

• Kekurangan asaz sentralisasi

1. bila ada permintaan arsip dalam waktu yg bersamaan tdk dapat segera di temukan dan prosedur yg hrus di tempuh untuk penemuannya cukup berbelit.
2. karena pegawai arsip orang yg ahli di bidangnya sehingga sedikit sekali memiliki pengetahuan di bidang lain
3. sistem dan prosedur yg dipakai pd unit pusat mungkin sama sekali tidak cocok untuk semua bagian yg ada
4. pegawaqi baru dan pegawai bagian lain tidak ada kesempatan untuk mempelajari sistem penyimpanan arsip

2.Asaz desentralisasi
adalah penyelenggaraan arsip di lakukan oleh masing-masing unit. Pada asaz ini semua bagian yang ada dalam suatu organisasi mengurus arsipnya sendiri-sendiri.Penyimpanan arsip dilakukan pd tiap bagian untuk kepentingan bagiannya.

• Keuntungan asaz desentralisasi

1. pimpinan unit akan lebih mudah mendapatkan arsip yg di butuhkan
2.  waktu dan tenaga untuk menemukan arsip lebih efisien
3. unit akan lebih mudash menyesuaikan sistem dan metode kearsipan yg paling cocok.